生活在现代社会中的人,只要他处于适合的年龄阶段,大多都服务于某家机构。每个员工所在的工作群体,都不是孤立存在的,它们往往是更大组织的一部分。员工必须遵守公司相关的规章制度。
不同的公司、不同的群体都有属于自己的规范,它们各具特色而且都是独一无二的。一般而言,我们可以将这些规范划分为三种类型。一类是与工作绩效有关的行为规范,如公司通常会规定员工的工作水平、工作方式、产量指标、沟通方式、工作时间等等;第二类是有关资源分配的规范,比如薪酬的发放、工作的分派、设备的使用;另一类规范则与外表和交往活动有关——如何打扮,如何与上司打交道,如何与自己工作群体之外的人们交往,何时应当紧张忙碌、何时可以放松节奏,如此等等。
正式规范,是那些已经编入公司的规章制度和员工手册中的东西,它们规定着员工应遵循的规则和程序。当然,公司和工作的群体主要制定那些对其生存发展很重要的规范,而不是对每一种可能出现的情境都制定规范。在上述对员工在公司的日常工作和行为具有影响的规范中,除了正式规范以外,还有非正式的规范,从如何与上级说话,到如何着装,都有一些不成文的风俗、习惯和心照不宣的标准。
一、规范及其作用
嘉宾:李晓东:规章制度对公司的运行起到规范化的作用,使事情有据可查,使之良性循环。如操作规范提高了生产效率,做事雷厉风行,步调一致,令行禁止的工作风格。
李义权:规章制度公司既然这样定了肯定有它的道理,如果不遵守那就不像一个公司了。
赵敬龙:(保证制度的有效性)是严格的遵守和有效的奖惩。规章制度本身就是为了劲往一处使吧,如果没有惩罚措施就实行不起来。制度本身如果不适合了,就应该改一改、换一换,更适合这个公司去发展,而且使员工更自觉地去遵守。
规章制度主要起一种约束作用。人作为一个个体如果没有在公共场合,没有共利益不需要有规章。但是大家作为一个团体,为了一个共同的目标来工作,就需要有一个制度来约束和协调他们的工作进展。
崔克:他要做一件事情首先要符合公司的规范。公司的规范是公司成长这么多年,它能生存下来,肯定有它一整套的行之有效的规范。你作为一名员工进到公司里面,你光有把事情做好的愿望不行。首先,办好的标准不在你,在公司。所以你要把你的事情办好,你先要了解公司对你的要求,对你这个岗位的要求,然后才有可能把事情办好。他要先端正自己的态度,先要搞清楚到公司里来干什么。
觉羅小勇:给你提一点反对意见往往是他想把事情做到更好,但纪律方面一定要做好。
张洁:主要起一个约束力。如果没有一个正规的规章制度,这个车间整体的运作就运作不起来了。如果没有上下班的时间,想什么时候来就什么时候来,这工作什么时候干呢?
如果没有上班时间你在什么位置必须干的话,你要满世界转的话,那不行。那样还是工作不起来。所以必须有一个条条框框,没有规矩就不成方圆了。约束大家在这个环境下必须这么工作。
许小电:当你做事情有了一定的规律以后,就自然形成了一种制度。这种制度所处的环境是一个动态的环境。技术发展很快,用户需求发展也很快,作为管理者有时侯很难说清楚你这个员工到底应该怎么干。
我们公司的管理者都是搞技术出身的,随着你一、二年不再接触生产第一线,你就对应该采用什么技术,到底应该如何搞就讲得不是太专业了。这时候就应该放手让员工们去干,特别是那些比较成熟的、事业心比较强的员工。这个时候方案怎么作,具体方案怎么实施,需要多少人,需要公司给什么支持,需要买什么设备的主动权就交给员工了,管理者渐渐的就没有什么发言权了。像日常的管理,因为它变化比较小属于程序化的东西,就应该用制度约束。
马小强:像材料的采购、领出和公司的考勤制度,这些完全可以用条条框框框起来,大家照章办事。
许小电:适应变化的环境的需要。你觉得用哪种技术比较好,你就尽情地发挥你的才能和潜力。在向客户提供产品上,要进行严格的测试,各种各样的实验都要做。这还是要很严格的,不能随心所欲想怎么干就怎么干。
向用户提供的产品应该是成熟的产品,像这种成熟产品它的生产过程是比较清楚的,就应该采用比较严格的制度来控制它。另外一种情况是,环境、产品、客户都在不断变化。为了适应这种变化,就要不断地进行新产品的开发和研制,这种新产品的开发和研制的过程应该是宽松的。由这个项目的负责人和小组来决定采用什么方法,什么工具和进度。
卢毅:(一种人)他能主动想到要去做什么就可以做的很好;另外一种人要稍微敦促他一下,他可以做好;还有一种要严格监督严格要求才能做好。
主持人:从大家的讨论中我们可以发现,群体规范是必不可少的,而且都是在群体事业发展的过程中形成的。所谓规范,就是群体成员共同接受和遵守的行为标准,它最基本的目的,是让群体成员知道自己在一定的环境条件下,应该做什么,不应该做什么。从员工个人的角度看,规范意味着公司对一个员工行为的期望和要求,从公司的角度看,规范则是控制和影响员工行为的主要手段,规范的最大作用是使员工行为标准化。但是规章制度不可能包罗万象,它不可能对员工的所有行为都加以规范。在执行的过程中,它具有钢性的一面,也具有柔性的一面。
二、规范的执行
解说:公司的规章制度是为了促进员工行为的标准化,如果员工能以同样的方式投入工作,就有利于保证公司有稳定的产出和结果。在正规化很强的企业中,尤其对那些标准化要求比较高的工作,通常用工作说明书等书面文字,对与工作相关的问题进行详尽规定。规范用减少员工选择其它行为方式的自由,来保证公司的生产秩序和生产率。任何人都不会否认企业规范的重要性,但是规章制度能否得到有效执行,不仅在于制度的制订,更重要的是如何执行它。
嘉宾:郭燕田:制定规章的目的,是使员工行为符合公司要求,关键在于认同和遵守,自觉的执行,不是被迫的。……不损害公司利益,不走穴,是对销售人员的要求。
许小电:任何制度都是有假设条件的,在一般情况下它是成立的,在特殊情况下它就不成立了。管理者的主要精力是放在处理例外上的,而不是去例行的那些处理程序。那些程序都有规则规定了,而例外是是没有规定的。
卢毅:例行公事干脆就不制订了,老板把权利放下去小事就不要管了。办事的效率反而更高,用不着一级一级的汇报上来。
马小强:我觉得规章定下来了就要按它去执行,如果在执行的过程中有不公平不合理的现象发生时,我不希望有例外。如果感觉有例外,就需要把制度改一下。如果这个例外是针对我的可能还好点,如果这个例外是针对他人的,我可能就会心里不平衡。
卢毅:有的人超出规则做了,领导处罚他,他可能觉得没问题;有的人你要处罚他,他会觉得对他的伤害特别大。这样往往例外处理一下可能更好。讲到公正,在处理时公开这样做了,但可以通过其他途径进行补偿,可能效果会好多了。
丁旭辉:规章制度虽然制订了,但是没有严格地惩罚条款的话,可能执行起来就要稍微差一些。还有管理部门管理得严格不严格也有关系。如果管理得比较严,这条制度可以坚持下去。如果没人监督和管理,可能就不会被重视。
崔克:比如说,一开始管理不严的话,厂房、车间里肯定会有人抽烟。开始定出来的规章制度就是严禁吸烟违者罚款50元。当管理达到一定程度以后你就会发现这是一个下意识的东西了,你不用要求他也不在厂房里吸烟了。后来大家就商量了,干脆在厂区就根本不让吸烟。这是一年一个调整。再后来调整不吸烟就不行了,然后就是私人电话一次不要超出3分钟。再后来就根本不让打了,除非有急事可以传。这种小例子每年都有,因为公司的管理每年都要上一个台阶,每年可能都要严格一点。但也有些方面也更松一点。
唐荣:对于销售人员,我们有《销售手册》。管理办法如出差报告、走访记录,及时向上级汇报竞争对手的动态,都有成文的规定。部门经理对于每个下属都很了解,销售主管,营销组合,部门月计划、年度计划,财务制度,都参与到销售管理中。
郭燕田:规章的严与松,在执行上保证。强调了,执行和遵守;不强化,可能就松弛下去,人都有惰性。每个制度的制定,公司都考虑到执行的可行。比如免费早餐的提供,就创造了执行制度的便利条件,也得到了大家的认可。
陈畴:不能光规范员工的行为,老板的行为也要规范。
经营者和打工者与所有者都有难处,多交流各自摆正位置有利自律。
穆卫立:(制定规章制度的原则)以公司的整体利益为原则,最大发挥员工个人的能动性,使之转化为公司和个人的利益。
(评价制度的依据)可操作、能够执行、有效。没法执行就失去它的意义。严肃性是指:既然订出来了就要遵守。擦边球和变通的方式是不行的。
孟桂琴:规章制度很重要。按公司的规定和原则做事情就能做到,不排除老板处理工作的简单,处理问题的偏激或随意。
过去公司采取过罚款的手段,但执行时不免有人情在里面。具体执行的人就很为难,可罚可不罚时不好把握。
部门开会教育、写检查,现在已经不用罚款的办法了。有些员工能力强工作也很出色,但就是做不到公司的纪律要求,干脆走人。通过实践感到罚款这一手段不是十分好。
卢毅:公司的规章制度是这样,你做得是另一样,不符合规章,这算一种例外。另外一种是说,规章制度在制订的时候有很多方面没有考虑到,这是一种缺陷和漏洞。这种现象出现以后,在特殊的情况下要有特殊的处理方式。
陈畴:不能完全依赖企业的规章制度,与社会的游戏规则有关,个人道德规范也很重要。
制度是必须的,关键是不断完善,要符合企业的需要和能够执行。
郝同修:发动大家共同制订员工行为准则。令行禁止表现得好象很整齐很合拍,但会隐含很多不利因素。员工好的行为是在合作的基础上相互尊重,形成统一的规范好些。
丁旭辉:(是否有严格的工作程序)好像我们没有这么严格的要求。人的可塑性比较强,如果这么严格地要求,可能把自己的一些创造性都给抹杀了。
(用规章制度来规定人的所有行为?)我觉得消极的因素会多一些。因为它太全面了,就束缚了人的行为了,就太多了。主要方面能够给一些约束就可以了,太细的地方?
人还是需要一些宽松的环境。
潘燕明:规章制度的制定和执行是从企业整体利益来考虑,从整体的企业管理的规范化去制定的,所以在制度面前是人人平等的。开始时是为了规范和约束大家的行为,久而久之就成为大家的自觉的行动。当然,制度也在不断补充和更新。
主持人:规范或制度是实现管理的重要方式。通过完善的制度体系,包括岗位责任、职位说明、考核激励、薪资、晋升、奖励等各项制度,为更好地用人提供标准和依据。但制度也有惰性的功能,尤其当它成为多数人的意志时,就要求群体成员的行为趋于中等水平,当个体的行为过高或过低时,都会受到纠正或惩罚。这就约束了人的行为,使人的行为限制在一定的范围内,进而降低了人的创造性和处理突发的、无惯例可寻的事件的能力。因为,群体规范一旦形成就会对违背规范的成员产生无形的压力,迫使个人遵从。
嘉宾:穆卫立:制度是逐步完善的,开始时条例是简单的,随着公司的成长制度会完善起来。不同的规章制度适合不同的发展阶段,不可能提前。
公司和工厂不同。公司只对员工行为进行原则的规范,当公司发展出很多业务时,会派生出很多分公司。分公司按总公司的原则要求来发展自己,厚厚一摞条例的情况不太现实。
规章制度的制定是与员工和公司的经济利益挂钩,如果不符合这个原则就必然要删改。
孟桂琴:和职工签合同时,把规章制度作为合同的一个附件考虑进去。
高晓军:任何制度都不会包罗万象,总会有一些例外。如果一项规则频频地被触动,要么是员工的行为不规范,要么是这项规则不合理。需要再增加和充实一些内容。修改制度时充分征求大家的意见,综合以后再定稿。
潘燕明:企业在不断发展,制度要有很强的可操作性,随着企业和公司的不断扩大,我们提出要不断创新,其中制度创新是一个首要的问题。不能一成不变,否则企业就成一潭死水了。在制度上不断完善与企业的发展息息相关。
穆卫立:在不违背大原则的条件下发挥自己的主观能动性。公司是团队不是军队,不能用简单的规定应对复杂的社会。所以没有必要规定过细。
规定过细引发员工逆反心理。在大原则下具体怎样做不用教他,自己的能动性是更重要的,要强调能动性。
主持人:当某些消极的规范阻碍了公司或团队的发展时,改革规范和制度就成为必然。确立制度是为了保证群体利益的实现;在一定条件下对制度的修订,同样是共同利益的需要。在任何企业中,规章制度都是一定历史条件下的产物。已经存在的制度,是为今天的利益服务的,进一步的发展要靠新的制度体系来保证。
三、将规范内化为行为
解说:作为公司的一个新成员,你肯定渴望被所在群体尽快接受。要实现这个愿望,你就应该按照公司的规定(无论是正式的还是非正式的)做事。每个新成员在进入组织之前都带有自己的一套价值观、期望和经验。在许多专业性很强的工作领域,新员工已经在学校经过了相当程度的专业态度和行为的训练,这些训练通常都是超越具体工作的。然而,当他们进入实际的组织之后,很可能发现今天所面对的工作、同事、上司乃至公司整体的规范,与自己的理解和期望之间存在较大的差异。在这种情况下,新员工就必须经过一个社会化的过程,使自己从以前的假设中摆脱出来,代之以另一套期望——这个公司就是这样的。有的员工可能会对其工作现状彻底失望,甚至会辞职;但多数员工会把公司和工作群体的规范内化,理解并接受它。群体能够给予其成员施加巨大的影响和压力,促使他们改变自己的态度和行为,并与群体标准保持一致。
经过一段时间的磨合,新成员会逐渐感到自己被同事们作为一个可信任、有价值的人接受了,这样他的自信心也就逐步建立起来了。当他不再仅仅熟悉自己的工作,而且更深入地理解了公司的规章制度、工作程序和那些非正式的做法以后,工作的主动性就会得到加强。当员工了解了公司的评估体系,也就明白了对自己工作的评价标准,知道了上级、同事,以及客户对他的期望和什么叫“干得很好”,怎样叫“干得不好”。经过这几个阶段的成长,新员工就将成为一名真正意义上的公司人。
主持人:从公司来说,上岗引导是帮助员工接受和内化公司制度与文化的重要手段。公司会在上岗引导培训中提供给新员工有关企业的基本情况,新员工一般会得到一本手册或一些印刷资料,其中说明像公司组织结构及运营情况、安全措施、日常工作、绩效评审、人事政策及行为规范。从员工来说,在这个引导过程中,虚心向上级和老员工学习,尽量获取那些对做好本职工作所必需的信息。这些基本信息包括:工作时间是如何安排的,工作中应向谁请示和汇报,将要与谁一起工作,工资和奖金如何发放,以及公司有什么样的规章制度。事实上,上岗引导是新员工成为“公司人”的重要组成部分。
嘉宾:崔克:……作为一个个体来讲到一个单位里面,你时时刻刻要想融到这个集体里去,要符合它的行为规范。作为先来的人我已经在这条船上了,就要帮助后来的人帮他熟悉这个过程,告诉他怎样能不出格,如果出了问题怎么去解决。每一个船员都好才有可能都好,没人给你添麻烦。如果我们这个部门出麻烦首先是我有麻烦,我是第一个受罚的。如果能帮助每个人都不出问题,大家才不出问题。每个部门不出问题公司就不出问题,公司挣钱了大家都好。
孟桂琴:那些约定俗成的东西是最难适应的。所以员工进入公司要经过培训。不知道第一步往哪里迈,而且还要迈好。那些没有明文规定的东西是难适应的。
培训相当于入厂教育,对公司的了解、企业文化的了解、公司的架构形式和项目运作。对本岗位工作内容在招聘时考虑,不像其他内容那么多。
郭燕田:时代集团的规章制度是很厚的,从公司的角度看将来如果能够从有到无,融化在大家的行为中是最好的。那么多规章制度实际大家真正能记住的是很少的,但是你要记住一个最基本的原则。现在很多公司都是由越来越多到越来越没有了,将来给大家定几条,做事都能严格要求自己这样最好。相反定那么多规章制度执行起来反而更有难度,如果天天查制度去办事就累死了。制度本身不是什么不好的东西,目的是将来让他没有制度。新员工首先要培训,要经过公司制度的培训,还有一些专业技术培训。对于个人行为规范的一些规定,大家都应该支持,按这个执行不用反复强调。没有制度不行,但制度是死的人是活的,有时要超越制度。但必须给大家一个行为规范。
潘燕明:……在有些问题上是公司不能容忍的,当你损害了大家的利益,就决不客气要严肃处理。平时在工作中出现一些问题,要提供帮助不能一棍子打死。
丁旭辉:从管理者来说,都希望他的员工能够做到如何如何。但是具体执行起来每个员工可能会有不同的理解。如果他理解不了这个,如果有些制度是为了整个公司的对外形象和为企业的发展的话,有些员工要是不理解的话,他就不会去严格执行。
我们的规章制度差不多都是关于人员管理方面的,可能针对不同的人有一些不同的要求。公司里有博士生、研究生这样高素质的人,也有打扫卫生这样文化素质低一些的。
但是总体的规章制度就一个,各个部门的规章制度都不一样,因为它针对的人不一样。
有些说不上是规章制度。人的行为还是受一些社会呀、职业道德呀、为人处事的原则不见得是公司的规章制度,这些方面也是挺重要的。
比如说待人接物比较真诚、为人比较诚恳,就能得到大多数人的认可。
主持人:不管公司的人员甄选和录用工作做得有多好,新员工都难以完全立刻就适应公司的文化和公司的规范。因此,员工努力了解和适应公司的规范,通常公司会通过“强化训练”把规矩灌输给新员工,会尽力把一个外来者塑造成一个合格的员工。那些不能掌握角色行为要领的员工很可能会被称为“不服从者”或“叛逆者”而被辞退。在这个过程中,无论是员工还是公司的管理应注意的是:第一,公司既可以通过新员工社会化的过程,把他们塑造成循规蹈矩的服从型员工,也可以造就出富有创新精神的自主型员工,其关键是公司所制定的规范和在培训过程中强调的是什么。
第二,任何人都不能保证员工每时每刻都遵守所有的规范,而且有的规范本身是相互矛盾的。因此,重要的是管理者要区别核心规范和边缘规范,即有关工作的最重要的核心观念与处理小问题的规则。对于偏离边缘规范的行为适当宽容,对于核心规范的偏离行为则决不可掉以轻心。
第三,公司在制定正式规范时,切忌搞成烦琐哲学;不适应公司发展的规章制度要及时改革;第四,最后,一套制度是否行之有效,重在是否有相关的措施配合执行。
四、公司的文化
解说:当你进入一个公司,开始一项新的工作时,你可能很快就会听到这样的说法,“这就是在这儿做事的方式。”“我们这就是这样的。”而这些有时候是只可意会难以言传的东西。这就是公司的文化。
就概念而言,公司文化与大气气候相似。天气用温度、湿度和降水量这样的变量描述,企业文化则反映诸如友谊、支持、风险性,它体现着一个公司的个性。从文化中员工可以体会到公司鼓励什么,认可什么,反对什么,惩罚什么。公司文化是一个公司内共有的价值观、信仰和习惯体系,是公司成员共有的基本假设、行为准则和模式。一个公司的理想和价值观往往用言简意赅的文字来表达。在这些简单的文字后面,是每天都在影响员工行为的意识和情感,也是公司的竞争优势所在。当然仅有理想和信念,公司文化是不能得以传播的,只有行动才会有结果。当公司管理层在创造结构、制定制度时,就等于把价值观具体化并传遍整个组织。有活力的公司文化是通过每个成员的意识和行动体现在实践中的。旁观者可以从员工的工作态度和行为,感受到文化的气氛,感受到公司的习惯和个性。形象地说,员工的意识和行动是公司文化的一面镜子,一个企业,无论它有多么美好的理想和价值观,多么响亮的口号,如果不是由每个员工将其付诸实践,都只不过是纸上谈兵。
对意识和行动的塑造过程,也是员工学习公司文化、达到社会化的过程。新员工除了在正式的培训和工作制度中了解公司的文化精髓,还可以从广泛流传的公司故事、从资深员工的告诫、从上级主管的正式或非正式的谈话和各种仪式中领会其中表达的深刻内容。每个员工按照上级的指导和规范工作一段时间后,就应当对公司文化有所了解。当然,员工的学习不是被动的,每个人对公司特有的文化会作出不同的评判,有的人可能消极地理解公司文化,有的人则积极看待它。那些与公司价值观基本一致的人更容易接受和认同公司的文化;而不符合自己信念或自己不喜欢的文化,员工可能会考虑离开和拒绝接受塑造。因此许多公司在员工甄选阶段就会尽力选择那些与本公司要求相符的人。
嘉宾:穆卫立:公司有自己的文化和传统,除了纪律的约束以外还有道德的约束。
潘燕明:规章制度是企业文化的重要组成部分,是企业文化的一种体现。
崔克:一个公司管理最初级的就是要法制不要人制。不能说在这个部门我是领导,我愿意怎么管你就怎么管你,是你违反了制度或是符合了制度我来奖惩你。这是属于法制,着是一个过程。但最后要过渡到大家在遵守规章的前提下,而且还能够在规章讲不到的地方还符合公司的大原则,这是一个高级阶段。所以说规章每个单位每个公司都有,怎样把这个规章制度赋予它生命力,这是非常关键的问题。这就涉及到公司文化,公司处理一些问题的风格和习惯。然后让每个员工和每个部门都按照这个风格去做,时间长了以后新来的人就被老员工同化了。同化以后他就不光能遵守规章制度,而且还能有所发挥,还能在工作中对可能出现的问题提出建议。象每年职工都向公司提建议,如果被采纳还要给予奖励。所以说规章制度是非常必要的,但实际上只是一个初级阶断。一定要有的,最终是要迈过去的。
孟桂琴:民营企业有一个逐渐完善的过程,公司卡得不太死,对个人来说有发展空间。
刘欣:服务是我们的根本。因为我们向客户提供服务,客户满意才能给我们了解企业文化服务费。所以公司要想获取利益,就必须向客户提供最好的服务。我们每一名员工都有可能面对客户,所以要求每一名员工都明确企业文化的精髓。即便是外国公司在当地开的分公司为当地人服务,用的员工也是当地人。所以更多地是对人的服务。
郭燕田:公司的文化是公司制度的一种补充,能规范大家的行为。自我设计、协同工作、创造卓越,说起来是公司文化没有具体的要求,但它也是对大家的一种规范大家朝这个方向走。
潘燕明:一个是靠对企业文化的理解,另一个确实需要一些规章制度的约束。完全自觉的受约束当然是我们希望的。规章制度也是使企业内部公平、公正、公开地使每一员工在企业都能有发展的机会。能够使大家跟着企业的发展来发展,这还不仅是一个观念的问题。
丁旭辉:不断地进行企业文化的宣灌,提高大家对这个文化的理解和认同。还应该让大家认识到,做这份工作对他的前途发展好,对他的事业的一种创造也好。从这方面让他愿意为公司创造价值的同时,体现他自身的价值。
崔克:……他了解了这些表面的规章制度以后,在服从的前提下,他另外一项工作就是了解这个公司的一些习惯性的东西。这些习惯性的东西实际上就是公司的文化。当很多事情发生以后是怎么处理的,规章制度上并没有说明,这就需要你去观察了解。当遇到一些突发事件没有前鉴的事件的时候,是怎么处理的情况,你要多用心去了解,潜心地去了解。
主持人:一个公司一般都会有数十种制度,来维持效率和稳定。如果没有制度,任何事情都要单独处理,其结果一定混乱不堪。然而公司的每一项制度基本上都是根据其价值观和理想而建立的。文化和制度紧密衔接,使企业在制度的约束下少走弯路,在文化的渲染下蓬勃发展向上。对于员工来说,遵守规章制度是十分重要的。但是,对于公司文化的了解往往是更重要的。